Lorsqu’une entreprise externalise la saisie de données qu’il s’agisse de documents papier, de scans, d’exports électroniques ou d’images. Elle doit impérativement formaliser cette relation via un contrat. Ce contrat de saisie de données définit les obligations de chaque partie concernant la prestation, les garanties de sécurité, la confidentialité et le traitement proprement dit des données.
En effet, sans un cadre contractuel clair, les risques sont nombreux : non-conformité au Règlement général sur la protection des données (RGPD), perte de maîtrise des données, absence de traçabilité ou encore responsabilité non définie en cas d’incident.
Les éléments à intégrer dans le contrat
Pour qu’il soit complet et efficace, un contrat de saisie de données doit couvrir plusieurs aspects essentiels :
1. Objet de la prestation
Le document doit préciser que la prestation porte sur la saisie de données (manuelle ou automatisée) pour le compte du client. Il convient de définir clairement le périmètre : typologie des documents, volumes estimés, formats attendus, livrables (ex : fichier excel, base de données, etc.).
2. Conformité au RGPD et protection des données personnelles
Le contrat doit mentionner que les données traitées sont des données à caractère personnel (le cas échéant) et que le prestataire s’engage à respecter les obligations légales. On trouve par exemple dans un modèle de contrat :
« Le sous-traitant ne traitera les données personnelles que selon les instructions écrites du responsable du traitement et prendra les mesures techniques et organisationnelles appropriées en vertu de l’article 32 RGPD. »
La conformité doit inclure :
- Garanties suffisantes pour assurer la sécurité des données ☑
- Respect des droits des personnes concernées
- Formalisation de la restitution ou suppression des données en fin de contrat.
3. Engagements de confidentialité et secret professionnel
Le prestataire doit s’engager à maintenir la confidentialité des données et à ne pas les transférer à des tiers sans autorisation. Il convient de définir la confidentialité, le type d’accès autorisé, les obligations du personnel et les contraintes de non-divulgation.
4. Modalités de stockage, sécurité, destruction des données
Le contrat doit prévoir les modalités de stockage (localisation, chiffrement, accès), de sauvegarde, de reprise après sinistre, mais aussi les conditions de destruction ou de restitution des données à l’issue de la mission. Ces obligations apparaissent dans les modèles de contrat de traitement de données.
5. Durée, qualité, livrables et responsabilités
Le document clôt les engagements suivants : durée de la prestation, niveau de qualité attendu (ex : taux d’erreur max, contrôle, double saisie), responsabilités en cas d’incident de sécurité ou d’erreurs majeures, modalités de validation des livrables, conditions de facturation et de paiement.
6. Normes de sécurité et sous-traitance offshore
Lorsque le prestataire intervient à l’international ou en mode offshore, il est prudent de prévoir des clauses précises sur la conformité à des normes reconnues (ex : ISO 27001), la traçabilité, les audits, et la gestion des transferts de données hors de l’UE.
Pourquoi ce cadre contractuel est-il stratégique ?
Un contrat bien rédigé apporte plusieurs bénéfices :
- Il clarifie les rôles et responsabilités de chaque partie.
- Il évite les litiges en cas de non-conformité ou d’incident.
- Il protège l’entreprise cliente face à un prestataire externe.
- Il assure la conformité avec la législation (notamment RGPD) et renforce la crédibilité de la prestation.
- Il stabilise les coûts, les délais et les modalités d’exécution.
Modèle simplifié de contrat de saisie de données (à adapter)
Voici une trame de sections courantes dans ce type de contrat :
- Préambule (identification des parties).
- Définitions (données personnelles, sous-traitant, livrable, incident, etc.).
- Objet de la prestation (description de la saisie de données).
- Durée et exécution (dates, volumes estimés, performance, horaires).
- Obligations du prestataire (saisie, qualité, format, restitution).
- Confidentialité et sécurité (chiffrement, accès, traçabilité, audits).
- Protection des données personnelles (conformité RGPD, droits des personnes, incidents).
- Sous-traitance et transferts (interdiction ou conditions).
- Stockage, restitution et destruction des données.
- Responsabilités et garanties (taux d’erreur, incidents, réclamation, indemnités).
- Conditions financières (tarif, facturation, ajustement volume).
- Normes et contrôle qualité (ISO, SLA, rapport).
- Résiliation, non-concurrence, transfert de propriété intellectuelle.
- Loi applicable, juridiction.
Vous pouvez partir d’un modèle existant, comme ceux disponibles auprès d’organismes juridiques.
A retenir :
Un contrat de saisie de données n’est pas une formalité : c’est un document stratégique qui sécurise vos flux, protège vos données et encadre la relation avec le prestataire. Pour que l’externalisation soit réellement efficace, ce contrat doit être clair, complet et adapté à vos besoins spécifiques (volumes, formats, qualité, sécurité).